メールで辞退しても大丈夫?いまさら聞けない内定の断り方

第一志望に受かったー!
おめでとう!
前から内定貰ってた企業は辞退した?
そういえばまだしてなかった

内定を頂きありがとうございます。
第一志望に内定しましたので、辞退させて頂きます。
私より優秀な学生に会えるようお祈り申し上げます。

煽ってて草

ぜっかく自分に内定を出してくれた企業ですから、失礼のないように辞退したいですよね。

この記事では、内定を辞退する時の方法や例文など紹介しているので、参考にしてみて下さい。

内定を断る時の連絡方法と注意点

企業は新卒採用に対して、多くの時間やお金を投資しており、たくさんの人が関わっています。

内定辞退は企業にとって大きな損失となってしまうため、迅速さと誠意を伝えるために電話で連絡するのが基本です。

電話で内定を断る時の注意点は2つあります。

1.電話をかける時間帯に注意
電話をかけるときは、担当者が比較的忙しくない時間帯を選びましょう。

一般的には、朝の10時から11時と、昼の14時から16時の時間帯となります。

忙しい中、対応して下さる社員の方へ誠意を忘れないようにして下さい。

2.お礼と謝罪の意を伝える
採用担当者は、説明会から面接、その他の手続きなど膨大な労力と時間を割いています。

お世話になったこと、内定を頂いたことに対するお礼を忘れないようにして下さい。

企業は1度内定を出すと、その時点で入社への手続きを開始しています。

どの部署に何人配属するかといった計画も立てているため、内定式後の内定辞退は企業に大きな迷惑をかけます。

しっかりと謝罪の意を示すようにして下さい。

内定辞退の例文

とは言っても、実際にどうしたらいいか分からない人のために、内定を断る時の例文をご紹介します。

<電話で断る時の例文>
1.担当者に取り次いでもらう

「お世話になっております。先日、内定のご連絡を頂いた◯◯と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、人事部採用担当の◯◯様はご在席でしょうか?」

2.担当者が電話できる状況か確認する

「お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただいた◯◯と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか?」

3.用件を簡潔・丁寧に伝える

「先日は内定の連絡をありがとうございました。せっかく内定を頂いたのですが、諸般の事情により内定を辞退したくご連絡致しました。」

4.電話で連絡したことをお詫びする

「本来ならば、直接お詫びにお伺いすべきところ、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。」

5.最後に再度お詫びをして終了する

「お忙しい中、貴重なお時間を頂いたにも関わらずこのような形となり、誠に申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。」

電波の良い場所で発信し、相手が聞き取りやすい声の大きさや速さで話しましょう。

企業によっては、辞退の理由について聞かれる場合もあります。

その時は「他の企業から内定を頂き、自分なりによく考えた結果、そちらへ入社することに決心致しました」と答えれば大丈夫です。

自分から話す必要はないので、相手から聞かれた場合のみ答えるようにしましょう。

理由は正直に話しても構いませんが、失礼のないように気を付けて下さい。

<電話連絡した後のメール例文>

【件名】
内定辞退のご連絡(氏名)

【本文】
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
先日、内定の通知を頂きました◯◯です。
先程お電話致しましたが、メールでもご連絡致します。

この度は、内定を頂きましたが、諸般の事情により辞退致したく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、面接をして頂いたにも関わらずこのような結果になり、誠に申し訳ございません。

就職活動中には、貴社から多くのことを学ばせて頂き、心から感謝しております。

本来であれば、直接お詫びにお伺いすべきところ、電話やメールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦下さいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

◯◯(氏名)
012-3456-7890(連絡先)
00000@××.××(メールアドレス)

採用担当者は毎日たくさんのメールが届くので、件名はシンプルで分かりやすいものにしましょう。

よく忘れている方がいますが、誰から送られてきたメールか分かるように、氏名と連絡先を最後に記載して下さい。